Användningen av e-faktura är nu mycket spridd, inom EU ligger de nordiska länderna främst.
Några exempel på framsteg:
• Näringslivet i de nordiska länderna ligger i framkant när det gäller digitalisering inom branscher som fordonsindustri och handel. I dessabranscher har e-faktura använts i mer än 20 år.
• Myndigheterna i Norden ligger också i framkant på inkommande e-fakturor. Skatteverket i Sverige är ett bra exempel med drygt 90 procent andel e-faktura av samtliga inkommande fakturor
• e-faktura är numera obligatorisk vid offentlig upphandling inom EU. Norge och Danmark var tidigt ute, redan i början av 2000-talet, medan Finland och Sverige införde motsvarande krav omkring 2019.
Vad är en e-faktura?
Vi kan sortera bort några varianter som inte är e-faktura, till exempel PDF-faktura eller scannad faktura som sänds som e-post.
En ”riktig” e-faktura skapas, skickas, tas emot, behandlas och lagras elektroniskt i standardiserade dokumentformat. E-fakturor är digitala under hela sin livscykel, från utställande till arkivering. Därmed ersätts manuella arbetsuppgifter med automatiserade flöden, vilket ger ökad effektivitet och minimerad felhantering samt hjälper företag att uppfylla lagkrav avseende e-fakturering. E-fakturan ingår normalt som en komponent i ett automatiserat informationsutbyte mellan kommersiella parters affärssystem, ofta benämnt EDI, Electronic Data Interchange. Andra komponenter i ett sådant informationsutbyte kan vara beställningar, leveransplaner, avrop, förpackningsinformation, transportinformation och så vidare.
Det finns ett stort utbud av produkter och tjänster för e-fakturering, en del nischade, andra bredare, några exempel: Apper Systems, Fortnox, IFS, InExchange, Infor, Jeeves, Monitor, PipeChain, Viaduct AB, Pyramid, SAP, Visma.
Användning av e-faktura kommer att få ökad betydelse den dagen EU:s nyligen aviserade europeiska momssystem införs, vid gränsöverskridande handel inom EU blir då användning av e-faktura obligatorisk.
Standardisering är en viktig förutsättning för e-fakturering, för meddelandehåll, dataformat, syntaxregler, kommunikationsprotokoll, säkerhetskrav med mera. Den övergripande standardiseringen handhas av FN (EDIFACT) och ISO. Inom näringslivet har olika branschvisa användargrupperingar tagit fram branschanpassade standarder, ett exempel är handelns GS1, ett annat är fordonsindustrins Odette.
Offentlig sektor är numera en viktig aktör och inom EU har man skapat olika tjänster och standarders avsedda för offentlig sektor, Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line). IPeppol-konceptet ingår bland annat:
• Gemensamma standarder för olika meddelanden i inköpsprocessen såsom prislista, order och faktura.
• Gemensamma tekniska protokoll för elektronisk kommunikation.
• Gemensamma register för att hitta affärsparter anslutna till Peppol.
• Gemensamma regler för samverkan mellan affärspartner och deras respektive operatörer
En organisation på europeisk nivå med regional förankring för att utveckla, förvalta och ge stöd kring Peppol.
I Sverige liksom i övriga EU är det numera vid offentlig upphandling krav på användning av e-faktura enligt standarden Peppol BIS Billing 3 som omfattar leverantörsutställd faktura och kreditnota.
Som e-fakturautställare kan man välja mellan en rad olika tjänster och lösningar inom Peppols infrastruktur, alltifrån att vara en egen aktör med ”access point” i Peppol, till att köpa mer eller mindre integrerade tjänster från ”Certified Peppol Service Providers”.
Dessa tjänster tillhandahålls av ett stort antal leverantörer av affärssystem och EDI-lösningar och/eller av Peppolspecifika tjänster.
Hälsningar Sten Lindgren Förbundssekreterare Småföretagarnas Riksförbund
Denna artikel är sedan tidigare publicerad i Bra Affärer
